1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu janegoodallug.org jest Іванна Ковальчук — właścicielka serwisu i osoba prowadząca klinikę weterynaryjną Jane Goodall UG.
We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym w celu realizacji praw opisanych w punkcie 11, prosimy o kontakt pod adresem [email protected]. W temacie wiadomości pomocne jest wpisanie słowa „Dane osobowe” — przyspiesza to skierowanie sprawy do właściwej osoby.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Wszystkie zgłoszenia obsługiwane są bezpośrednio przez administratora, bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od ich otrzymania.
2. Słowniczek
- Dane osobowe — informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
- Przetwarzanie — każda operacja na danych: zbieranie, przechowywanie, przeglądanie, wykorzystywanie, usuwanie.
- Administrator — podmiot decydujący o celach i sposobach przetwarzania danych.
- Podmiot przetwarzający — podmiot przetwarzający dane w imieniu administratora, na podstawie umowy.
- Użytkownik — osoba korzystająca z serwisu, w tym opiekun zwierzęcia przesyłający zgłoszenie.
- Zgoda — dobrowolne, konkretne i świadome przyzwolenie na przetwarzanie danych.
3. Zasady, którymi się kierujemy
- Minimalizacja — zbieramy wyłącznie dane niezbędne do obsługi zgłoszenia; nie pytamy o dane, których nie potrzebujemy do umówienia i przeprowadzenia wizyty.
- Celowość — dane wykorzystujemy wyłącznie w celach opisanych w punkcie 6, a nie w celach, których użytkownik nie mógł się spodziewać.
- Ograniczenie czasowe — dane przechowujemy tylko tak długo, jak wymaga tego cel lub przepis prawa.
- Przejrzystość — informujemy jasnym językiem, co, po co i jak długo przetwarzamy.
- Poufność i integralność — stosujemy środki opisane w punkcie 13, aby chronić dane przed dostępem osób nieupoważnionych.
- Brak handlu danymi — nie sprzedajemy, nie wynajmujemy i nie udostępniamy danych w celach marketingowych podmiotom trzecim.
4. Skąd mamy dane
Przetwarzamy dane pochodzące wyłącznie z następujących źródeł:
- bezpośrednio od użytkownika — z formularzy w serwisie oraz z korespondencji e-mail;
- od urządzenia użytkownika — dane techniczne przekazywane automatycznie przez przeglądarkę przy każdym żądaniu strony;
- od opiekuna zwierzęcia działającego w imieniu innej osoby — w takim przypadku osoba przekazująca dane oświadcza, że posiada do tego upoważnienie.
Nie pozyskujemy danych z publicznie dostępnych rejestrów, baz marketingowych ani od brokerów danych.
5. Zakres zbieranych danych
5.1. Dane z formularza zgłoszeniowego i kontaktowego
- imię albo imię i nazwisko opiekuna zwierzęcia;
- adres poczty elektronicznej;
- gatunek zwierzęcia oraz wybrany temat lub powód kontaktu;
- treść wiadomości — opis objawów, przebiegu choroby i dotychczasowej opieki, jeżeli użytkownik zdecyduje się je podać.
5.2. Dane z korespondencji
Jeżeli sprawa wymaga dalszej wymiany wiadomości, przetwarzamy również dane zawarte w kolejnych e-mailach: imię pacjenta, jego wiek i historię leczenia, przesłane wyniki badań oraz zdjęcia lub nagrania przekazane w celu wstępnej oceny sytuacji.
5.3. Dane techniczne
- adres IP urządzenia oraz przybliżona lokalizacja wynikająca z adresu IP;
- typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, rozdzielczość ekranu;
- data i godzina wizyty, adresy odwiedzanych podstron, adres strony odsyłającej.
Prosimy nie przesyłać danych szczególnych kategorii. Do obsługi zgłoszenia dotyczącego zwierzęcia nie są nam potrzebne informacje o zdrowiu osób fizycznych, ich przekonaniach ani numery dokumentów tożsamości. Jeżeli takie dane trafią do nas omyłkowo, usuwamy je niezwłocznie po ustaleniu, że nie są potrzebne do prowadzenia sprawy.
6. Cele, podstawy prawne i zakres przetwarzania
| Cel przetwarzania | Zakres danych | Podstawa |
|---|---|---|
| Obsługa zgłoszenia i udzielenie odpowiedzi | Imię, e-mail, gatunek zwierzęcia, temat, treść wiadomości | Zgoda użytkownika wyrażona przy formularzu |
| Ustalenie i potwierdzenie terminu wizyty | Imię, e-mail, dane pacjenta podane w korespondencji | Działania podejmowane na żądanie osoby przed zawarciem umowy |
| Prowadzenie opieki i dokumentacji pacjenta | Dane opiekuna i pacjenta, historia leczenia | Realizacja umowy oraz obowiązek prawny dotyczący dokumentacji |
| Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu | Adres IP, dane przeglądarki, logi żądań | Prawnie uzasadniony interes administratora |
| Statystyka odwiedzin i poprawa czytelności serwisu | Dane zbiorcze i zanonimizowane | Prawnie uzasadniony interes administratora |
| Rozpatrywanie reklamacji i zgłoszeń formalnych | Dane kontaktowe, treść zgłoszenia, korespondencja | Prawnie uzasadniony interes oraz obowiązek prawny |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | Dane niezbędne do wykazania przebiegu sprawy | Prawnie uzasadniony interes administratora |
7. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest całkowicie dobrowolne. Bez podania imienia i adresu e-mail nie jesteśmy jednak w stanie odpowiedzieć na zgłoszenie ani potwierdzić terminu wizyty — w tym zakresie podanie danych jest warunkiem skorzystania z formularza.
Przeglądanie treści serwisu nie wymaga podawania jakichkolwiek danych identyfikacyjnych.
8. Okresy przechowywania danych
| Kategoria danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Zgłoszenia, które nie zakończyły się umówieniem wizyty | Do 12 miesięcy od ostatniej wiadomości |
| Korespondencja związana z opieką nad pacjentem | Przez okres wymagany przepisami o dokumentacji weterynaryjnej |
| Dane przetwarzane na podstawie zgody | Do momentu wycofania zgody |
| Dane potrzebne do obrony roszczeń | Do upływu terminów przedawnienia |
| Logi serwera | Do 12 miesięcy, następnie usunięcie lub anonimizacja |
| Zbiorcze statystyki odwiedzin | Bezterminowo w formie uniemożliwiającej identyfikację osoby |
Po upływie wskazanych okresów dane są trwale usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający ich ponowne przypisanie do konkretnej osoby.
9. Odbiorcy danych
Dane mogą być powierzone wyłącznie podmiotom niezbędnym do prowadzenia serwisu i kliniki:
- dostawcy infrastruktury hostingowej, na której działa serwis oraz poczta w domenie janegoodallug.org;
- dostawcy usług analitycznych — wyłącznie w zakresie danych zbiorczych i zanonimizowanych;
- podmiotom świadczącym obsługę informatyczną i serwisową serwisu;
- laboratoriom diagnostycznym oraz placówkom referencyjnym — wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania zleconego badania i wyłącznie w odniesieniu do danych pacjenta;
- doradcom prawnym — w razie sporu lub konieczności obrony roszczeń;
- organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.
Każdy podmiot przetwarzający dane w naszym imieniu działa na podstawie umowy powierzenia, stosuje środki bezpieczeństwa nie niższe niż nasze i przetwarza dane wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami. Lista aktualnych podmiotów przetwarzających jest udostępniana na wniosek przesłany na adres kontaktowy.
10. Przekazywanie danych poza obszar działania administratora
Co do zasady dane przetwarzamy w ramach infrastruktury zlokalizowanej na terenie państw zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych. Jeżeli którykolwiek z dostawców usług technicznych przetwarza dane poza tym obszarem, przekazanie odbywa się wyłącznie na podstawie zabezpieczeń przewidzianych przepisami — w szczególności standardowych klauzul umownych — a zakres przekazywanych danych ograniczony jest do niezbędnego minimum.
Informację o aktualnym zakresie takich przekazań udostępniamy na wniosek przesłany na adres [email protected].
11. Prawa użytkownika
W związku z przetwarzaniem danych przysługują następujące prawa:
- Prawo dostępu — możesz uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane, oraz otrzymać ich kopię.
- Prawo do sprostowania — możesz żądać poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych.
- Prawo do usunięcia — możesz żądać usunięcia danych, jeżeli nie są już niezbędne do celów, w których je zebrano, albo gdy cofniesz zgodę stanowiącą podstawę przetwarzania.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania — możesz żądać wstrzymania operacji na danych, na przykład na czas weryfikacji ich prawidłowości.
- Prawo do przenoszenia danych — dane przekazane na podstawie zgody możesz otrzymać w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
- Prawo sprzeciwu — możesz sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na prawnie uzasadnionym interesie administratora.
- Prawo do wycofania zgody — w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
- Prawo do skargi — możesz wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego do spraw ochrony danych osobowych.
11.1. Jak zrealizować swoje prawa
Wystarczy wiadomość na adres [email protected] z opisem żądania. Aby chronić dane przed dostępem osób nieuprawnionych, możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające powiązać zgłoszenie z wcześniejszą korespondencją — na przykład o przybliżoną datę wysłania zgłoszenia lub imię pacjenta.
Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. W sprawach złożonych termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące — poinformujemy o tym wraz z uzasadnieniem. Realizacja praw jest nieodpłatna.
12. Brak profilowania i automatycznych decyzji
Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na sytuację użytkownika. Kolejność przyjęć, dobór rodzaju wizyty i decyzje kliniczne podejmują ludzie — personel kliniki.
13. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do rozpoznanych ryzyk, w szczególności:
- szyfrowane połączenie z serwisem (protokół HTTPS);
- ograniczenie dostępu do skrzynki pocztowej i panelu administracyjnego wyłącznie do osób upoważnionych;
- uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla kont administracyjnych;
- okresowy przegląd nadanych uprawnień i ich odbieranie, gdy przestają być potrzebne;
- szyfrowane kopie zapasowe przechowywane oddzielnie od środowiska produkcyjnego;
- bieżące aktualizacje oprogramowania serwerowego;
- zobowiązanie osób mających dostęp do danych do zachowania poufności.
Mimo stosowania powyższych środków żaden sposób przesyłania danych w internecie nie jest w pełni bezpieczny. Jeżeli zauważysz podejrzaną aktywność związaną z serwisem lub otrzymasz wiadomość, która budzi wątpliwości co do nadawcy, prosimy o zgłoszenie tego na adres kontaktowy administratora.
14. Naruszenia ochrony danych
W razie stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych administrator dokonuje oceny ryzyka dla praw i wolności osób, których dane dotyczą, i — jeżeli ryzyko tego wymaga — zawiadamia właściwy organ nadzorczy oraz osoby, których naruszenie dotyczy, opisując jego charakter, prawdopodobne konsekwencje i podjęte środki zaradcze.
Wszystkie naruszenia, także te niepodlegające zgłoszeniu, odnotowujemy w wewnętrznym rejestrze.
15. Dane dzieci
Serwis nie jest kierowany do osób poniżej 16. roku życia i nie zbieramy świadomie ich danych. Formularze przeznaczone są dla pełnoletnich opiekunów zwierząt. Jeżeli opiekun prawny stwierdzi, że dziecko przekazało nam swoje dane, prosimy o kontakt — dane zostaną niezwłocznie usunięte.
16. Pliki cookie, pamięć lokalna i logi serwera
Serwis korzysta z plików cookie w zakresie niezbędnym do prawidłowego działania oraz z pamięci lokalnej przeglądarki do zapamiętywania preferencji technicznych. Szczegółowy opis rodzajów plików, czasu ich przechowywania oraz sposobu zarządzania nimi zawiera Polityka plików cookie.
Serwis nie wyświetla banera zgody, ponieważ nie stosuje plików cookie służących profilowaniu reklamowemu ani śledzeniu użytkowników pomiędzy witrynami.
17. Odesłania do stron zewnętrznych
Serwis może zawierać odesłania do stron podmiotów trzecich. Po przejściu na taką stronę obowiązuje polityka prywatności jej właściciela. Nie ponosimy odpowiedzialności za sposób przetwarzania danych przez podmioty zewnętrzne i zalecamy zapoznanie się z ich dokumentami przed przekazaniem jakichkolwiek informacji.
18. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami w funkcjonowaniu serwisu, zmianą wykorzystywanych narzędzi lub zmianą przepisów. Każda nowa wersja publikowana jest na tej stronie wraz z datą aktualizacji podaną na początku dokumentu.
O istotnych zmianach dotyczących osób pozostających z nami w korespondencji informujemy dodatkowo drogą elektroniczną. Zalecamy okresowe zapoznawanie się z treścią dokumentu.
19. Kontakt
Pytania dotyczące niniejszej polityki, żądania realizacji praw oraz zgłoszenia dotyczące bezpieczeństwa danych prosimy kierować na adres [email protected]. Jest to jedyny kanał korespondencji z administratorem.